Kontakte – ohne sie geht in der Presse- und PR-Arbeit nichts. Um Kontakte zu verwalten, wird meistens eine einfache Exceltabelle zur Datenbank umfunktioniert. Doch mit zunehmendem Geschäftserfolg wächst die Anzahl der geschäftlichen Kontakte, was deren Verwaltung zunehmen erschwert. Ein simples Kontakt-Management wie ein Verzeichnis auf Basis einer Excel-Liste stößt hier schnell an seine Grenzen. Ein solches Verzeichnis ist anfällig für veraltete Kontakte, fehlerhafte Zuständigkeiten und Dubletten. Und nicht selten werden von solchen ungesicherten Tabellen sensible Kontakte unbefugt entwendet. Darunter leidet Ihre Presse- und PR-Arbeit.

Mit der Kontaktdatenbank von PR-Butler halten Sie Ihre Kontakte mit wenigen Klicks auf aktuellem Stand, vermeiden unangenehme Dubletten und schützen Ihre Kontakte vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl und Zerstörung.

Ob Agentur, Pressestelle oder Start-up – in der Regel verfügen Sie über ein gut ausgebautes Netzwerk und betreuen mehrere Redakteure:innen, Medienvertreter:innen und andere Klient:innen, an die Sie regelmäßig Fotos, Presseaussendungen, Einladungen und diverse andere Dokumente verschicken. PR-Butler unterstützt Sie mit dem intuitiv einfach zu bedienenden Verteiler-Tool bei Ihrer täglichen Arbeit.

Das Verteiler-Tool von PR-Butler vereinfacht den täglich anfallenden Versand diverser Textdokumente und anderer Medieninhalte an verschiedene Empfänger:innen. Sie können auch mehrere kunden- und projektbezogene Verteiler erstellen und behalten damit jederzeit die Übersicht über Ihre Arbeit.

Für die Auswahl der Kontakte zum Erstellen eines Verteilers steht Ihnen die PR-Butler Datenbank zur Verfügung. Die Auswahl selbst erfolgt mit Filtern wie zum Beispiel Name, Adresse, Region, Fachbereich und diversen Key-Words. Außerdem können Sie die Auswahl Ihrer Kontakte im Verteiler bei Bedarf um beliebige Kontakte erweitern, reduzieren und durch nachträgliche Änderungen anpassen.

So halten Sie Ihre Verteiler mit wenigen Klicks stets auf aktuellem Stand, was eine zuverlässige und pannenfreie Zustellung diverser Medieninhalte an Ihre Empfänger:innen gewährleistet.

Mit dem PR-Butler-Tool Mediendatenbank automatisieren und optimieren Sie den Versand von Medieninhalten wie zum Beispiel von Fotos und Textdokumenten – webgebunden von jedem Endgerät und intuitiv einfach zu bedienen.

USB-Stick und DVD spielen in der täglichen Presse- und PR-Arbeit als Datenträger bei der Verbreitung von Medieninhalten nur noch eine untergeordnete Rolle. Auf diese Art gespeicherte Inhalte sind weder schnell verfügbar noch bieten sie die Möglichkeit kurzfristiger Änderungen und nachträglicher Anpassungen. Auch deren begrenzte Reichweite ist angesichts der fortgeschrittenen Flexibilität in der Digitalisierung nicht mehr zeitkonform.

PR-Butler bietet Ihnen mit dem Download von Textdokumenten wie Presse- und PR-Texten, von Fotos und anderen digitalisierten Medieninhalten die Möglichkeit, Redaktionen, Presse- und PR-Abteilungen und andere Kontakte schnell und einfach mit den gewünschten Inhalten zu versorgen.

Dank des intuitiv einfach zu bedienenden Medien-Managements können Sie Ihren Klient:innen ausgewählte Medieninhalte übersichtlich strukturiert zum Download anbieten. Ein weiterer Vorteil ist die vereinfachte Suche nach bereits versandten Medieninhalten mittels Key-Words.

PR-Butler können Sie dank übersichtlicher und modularer Struktur einfach bedienen. Das hilft Ihnen, Ihre tägliche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit einfach und schnell und vor allem professionell zu erledigen. Selbst dann, wenn Sie nicht viel Zeit dafür eingeplant haben sollten.

PR-Butler optimiert und vereinfacht Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe und hilft Ihnen, Zeit und Ressourcen zu sparen und Ihre Arbeitsweise effizienter zu gestalten. Das Tool hilft Ihnen auch, die Kommunikation mit Mitarbeiter:innen und Teams und mit Ihren Klient:innen zu verbessern. So können Sie Aufgaben und Informationen schneller teilen und die Arbeitsabläufe vereinfachen und beschleunigen.

Mit Tools wie Verteiler, Kontaktdatenbank, Medieninhalte und Kampagnen und Events können Sie, Ihre Mitarbeiter:innen und Teams leichter, schneller und effizienter mit ihren Kund:innen kommunizieren und sich über Projektfortschritte auf dem Laufenden halten.

Dank der webgestützten Plattform können Sie PR-Butler auch ortsunabhängig nutzen – und das von jedem Endgerät. Das erleichtert die Zusammenarbeit und den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen.

Im Rahmen der Presse- und PR-Betreuung versenden Sie für Ihre Kund:innen eine Vielzahl von Mitteilungen. PR-Butler erleichtert Ihre Arbeit und speichert in der Historie automatisch alle Ihre Aussendungen. So können Sie jederzeit für Analysen und die Entwicklung neuer Projekte Ihre bisherige Presse- und PR-Arbeit einsehen.

Die Historie bietet Ihnen einen Überblick über Ihre Aussendungen wie Pressemitteilungen, Einladungen usw. Wenige Klicks genügen und Sie sehen, welche Strategie Sie in der Vergangenheit damit verfolgt und mit wem Sie kommuniziert haben. Außerdem können Sie den einzelnen Kontakten nachträglich Notizen zuordnen, zum Beispiel um Analysen zu verfeinern und Details für künftige Projekte festzuhalten.

Wer seine Presse- und Öffentlichkeitsarbeit mit Excel-Listen abwickelt, kann oft nur schwer nachvollziehen, welches Dokument bereits an eine bestimmte Person in einer Redaktion oder einen anderen Empfänger verschickt wurde. Das kann zu Missverständnissen und unangenehmen Pannen bei aktuellen sowie künftigen Projekten führen.

Mit dem PR-Butler-Tool Historie verfügen Sie über ein übersichtliches Archiv all ihrer kommunikativen Aktivitäten. Das bildet die solide Basis für Analysen und die Weiterentwicklung Ihrer Kommunikation und PR-Strategie.